Stejně tak jako dánský princ Hamlet řešil, zda je lepší žít, nebo život předčasně ukončit, tak si podobnou otázku v případě aplikace Teams dává interní IT. Neřeší ale, zda kvůli Teams skončí se svými životy, ale zda nechají uživatele svévolně zakládat týmy, nebo zavedou řízený proces.
Záleží na firemní kultuře
Dovolit či nedovolit uživatelům vytvářet týmy v Teamsech? To je častý dotaz, který od našich zákazníků slyšíme. I když se zohlední všechna pro a proti, ve finále získáme poměr 50:50. Nelze tedy jednoznačně doporučit, zda ponechat zaměstnancům svobodu, nebo naopak povolit zakládání týmů pouze přes Service Desk. Argumenty pro jednu nebo druhou variantu jsou většinou podobné, ale vedou k rozdílnému rozhodnutí. Ptáte se, jak je to možné?
Pomyslný jazýček na misce vah často vychýlí firemní kultura. Zákazníci, kteří chtějí razantně změnit firemní komunikaci a chování ve firmě, volí svobodu a konzervativnější zákazníci zase Service Desk. Obě varianty mají svá úskalí, ale zároveň mohou pomoci zefektivnit firemní komunikaci a spolupráci.
Pojďme se společně podívat na faktory, které ovlivňují naše rozhodnutí.
1. Dovolíme každému zřídit tým
Uživatelská svoboda bez omezení.
Tým založený prakticky okamžitě.
Nulová kontrola ze strany organizace.
Chaos – kdokoliv může zakládat cokoliv a v jakémkoliv množství.
Žádný systém.
Zakládání duplicitních týmů, ztráta obsahu a tříštění spolupráce a zdrojů.
Špatně nebo omylem založený tým zůstává jako „smetí“ v aplikaci.
2. Týmy budeme zakládat prostřednictvím Service Desku
Kontrola tvorby. Nebudou vznikat duplicitní a konkurenční týmy.
Jmenná konvence = jednotné názvosloví týmů.
Přehlednost a snadné vyhledání týmu.
Případně jiná vyžadovaná pravidla.
Delší doba zřízení.
Častá nedůvěra v Service Desk (zbytečně složité a neidentifikovatelné názvy, které obsahují zkratky a čísla).
Špatné přijetí uživateli.
Pro zaměstnance Service Desku práce navíc.
3. Ponecháme svobodu, ale kontrola musí být (řešení manica)
Existuje průnik obou řešení? Ano, existuje. Vyslyšeli jsme přání a potřeby našich zákazníků a vytvořili jsme aplikaci v Power Apps pro vytváření týmů s možností tuto činnost delegovat v rámci společnosti a automaticky aplikovat například jmennou konvenci.
V námi navrhovaném řešení bude moci uživatel zakládat tým sám a podle sebe, ale samotné zřízení týmů bude procházet kontrolou názvů týmů i duplicit.
Definovaná jmenná konvence.
Možnosti schvalování žádostí.
Rozšířené možnosti pro správce.
Rychlejší zřízení než přes Service Desk.
Snadné vyhledávání již existujících týmů odbourá vznik duplicit.
Přehled žádostí každého uživatele.
Pomalejší než při zřízení uživatelem.
Náklady na pořízení aplikace jsou individuální. Záleží na požadavcích zákazníka.
Také záleží, jaké licence má již nyní nakoupeny, protože aplikace je vyvinuta na platformě Power Apps.