Za zavřenými dveřmi privátních kanálů v Teamsech může být dost živo. Z pohledu vlastníka týmu je to spíš noční můra a černá díra na informace. Jak se může zvrhnout privátní komunikace v Teamsech? A jak tomu zabránit?
V předchozím článku jsme vás naučili zakládat privátní kanály, ukázali jsme si, kdy je využít, jak je zpřístupnit uživatelům a jak fungují přístupy. Pojďme se nyní podívat na privátní kanály z různých úhlů pohledu.
Správa z pohledu vlastníka týmu
V rámci týmu, který vlastníte, mohou vzniknout privátní kanály, jejichž nebudete vlastníkem a nedostanete se k obsahu. Ve standardním pohled v sekci Teams vidíte pouze privátní kanály, kde jste členem i jako vlastník.
Přehled všech kanálů včetně privátních najdete ve správě týmu v části „Kanály“. Jako vlastník týmu, pokud nejste nastaven jako vlastník privátního kanálu, nemáte možnost cizí privátní kanál jakkoliv spravovat. Můžete se však podívat, kdo je jeho vlastníkem a následně odpovědnou osobu kontaktovat. V nejhorším případě se můžete obrátit na administrátora aplikace Teams, který má možnost vás do takového kanálu přidat.
Pokud máte nastavenou politiku, že všichni uživatelé mají možnost vytvářet privátní kanály (je to výchozí nastavení), pak můžete poměrně rychle ztratit kontrolu nad strukturou týmu. Jako vlastník máte možnost ještě přímo na úrovni týmu zakázat členům tvorbu privátních kanálů.
Správa z pohledu SharePoint administrátora
Za každým privátním kanálem vzniká samostatná kolekce, kterou nelze vidět ve standardním administrátorském rozhraní SharePoint. Správce tak o kolekcích nemusí vůbec vědět, pokud nepoužije PowerShell. Zároveň se jedná opravdu pouze jen o samostatnou kolekci a nikoliv o Office 365 Groups. Kolekce tedy pak nemá vlastní mailbox či kalendář.
Jmenná konvence URL adresy vzniklé kolekce se skládá z názvu týmu + názvu kanálu. Vyhněte se tedy komplikovaným a dlouhým názvům s diakritikou. Kanál můžete následně v případě potřeby přejmenovat.
Vzniklá kolekce je prakticky pouze úložiště pro dokumenty. Na pozadí nejsou žádné jiné další seznamy či knihovny, které jsou kolekci týmu jako knihovny stránek, kalendář apod.
Ohledně oprávnění, jedná se o standardní oprávnění jako na jakékoliv jiné SharePoint kolekci. Vytvoří se 3 základní SharePoint skupiny se jmennou konvencí název týmu + název kanálu.
Zásadní rozdíl je však v obsahu skupin oproti oprávnění na úrovni samotného týmu. Zde jsou ve skupinách obsahem přímo samotní uživatelé. Kdežto na úrovni oprávnění samotného týmu jsou obsahem těchto SharePoint skupin AAD skupiny a samotné individuální členy na této úrovni nevidíte.
Tip: Před spuštěním privátních kanálů je dobré dopředu promyslet governance (např. proces zakládání, jmenná konvence) a účel, pro které je možné kanály využít, dříve, než vám uživatelé začnou kanály horlivě vytvářet a ztratíte nad tím kontrolu.