V prvním svém postu jsem se rozepsal o komunikaci a nástrojích tak trochu obecně. Má to svůj smysl. Jsem totiž přesvědčený o tom, že změnu kultury spolupráce nedělá změna nástroje, ale změna přístupu ke spolupráci. Pokud ji podpoříte nástrojem, je to skvělé a rozhodně přínosné. Ne ale všespásné.
Abych mluvil jako člověk, prostě a jednoduše, pro změnu kultury spolupráce je potřeba myslet na to, co lidem na současném stavu vadí, co přivítají a čeho se bojí. Na základě toho je možné hledat správný přístup a ten následně podpořit vhodným nástrojem.
Osobně si myslím, že princip, na kterém fungují Teams nebo třeba i Slack, je skvělý způsob, který dokáže otevřeně smýšlející tým dobře využít. Z vlastní zkušenosti vím, že dostat se do místa, kde si můžeme říct, že lidé kolem chápou nové principy spolupráce, má svá úskalí.
V následujících pěti bodech jsem se pokusil sepsat, která to jsou.
1. Novinka
Kdysi dávno jsem byl programátor a vyzkoušel jsem hodně programovacích jazyků. Bavilo mě to. Začínal jsem v Assambleru, Basicu, pak přešel na Pascal, Delphi a pokračoval přes C#, Javascript, Ruby a já nevím kam. Prostě rád poznávám nové věci a novinky, to je moje. Cestou jsem ale zjistil, že to tak všichni nemají, že jsou lidé, kteří mají rádi svou jistotu toho, kam se dostali, co se naučili a jejich chuť ke změně je velmi nízká. Tím neříkám, že je to špatně. Postupem času jsem se to naučil respektovat.
Proto vždycky, když vidím plamenný projev některého z konzultantů o tom, že ta, která novinka v Teams mu přinese to či ono a na druhé straně stolu je chřadnoucí posluchač, kterému právě před očima změnili recepturu jeho nejoblíbenějšího zákusku, musím se usmívat. Naučili jsme se respektovat, že ne každý žije světem technologií tak jako my a že ne každý je takový nadšenec pro nový způsob spolupráce. Přemýšlíme nad tím, jak nový svět ukázat i těmto lidem, jak pro ně nalézt benefity. Zatím jsme nenašli lepší cestu, než pečlivě projít klíčové agendy a s kreativitou sobě vlastní agendu otisknout do moderního světa. Je to práce pečlivá, ale funguje.
Ještě jednu poznámku si tu neodpustím. Na jednom projektu nás překvapilo, že naprostou novinkou může pro někoho být i velmi jednoduché použití ikonek, které ostatní tak dobře známe. Jen pouhý „like“ je pro mnoho lidí naprostou neznámou. Věřte nebo ne, je to tak.
2. Pravidla
Přiznávám, že jsem nikdy neměl rád příliš mnoho pravidel. Postupně jsem ale dospěl do stavu, kdy jsem zjistil, že v oblasti spolupráce jsou často právě pravidla cestou ke kýženému úspěchu. Je dobré si hned na začátku stanovit, jak pracovat a co jsou základní normy, které respektovat. Je důležité pochopit technologii, kterou plánujete použít, protože ji někdo vymyslel nejspíše právě proto, aby vám pro spolupráci dobře fungovala. S velkou pravděpodobností tak bude podporovat většinu scénářů, které si přejete.
V případě Teams je dobré si říct, že jsou zde funkce pro spolupráci skupin. Stejně tak je tu konverzace pro podporu spolupráce dvou jedinců. Pokud se nad tím zamyslíte, jedná se o kompletní náhradu interního e-mailu. Je ale potřeba si to na počátku říct. Pokud tak neučiníte, informace se rozjedou. Výsledkem bude bohužel horší situace, než když jste začínali. Nebudete mít pouze e-mail, ale přibude vám k němu i Teams a nebudete tušit, kde je pravda.
Stanovte si proto pravidla hned na počátku. Výrazně tím zvýšíte úspěch nasazení.
3. Omezení
Už jsem to tu popisoval, Teams jsou pro mě osobně skvělým nástrojem, ale pořád pouze pracovním nástrojem. Hlavní díl změny spolupráce se odehrává v nás. Změna zodpovědnosti je to, o čem tu chci psát. Jsem zodpovědný za to, co do Teams dávám, komu to sdílím, jak s informací pracuji, jak měním dokumenty kolegům pod rukama. Holt se musím chovat zodpovědně. Vlastně se očekává, že se v práci budu chovat tak zodpovědně, jako se chovám u sebe doma.
Bohužel velmi často na tento krok není připravena sama organizace, a proto se děje to, že se na nástroj aplikují různé bezpečnostní politiky, omezení a zákazy. Ano, jsem si plně vědom, že ve světě GDPR, bankovních regulací a kdo ví jakých dalších regulací, je potřeba dbát na bezpečnost. Zkuste ale někdy ona pravidla, která plánujete použít na moderní a flexibilní nástroje postavit proti tomu, jak fungujete dnes s e-mailem.
Chcete-li dát možnost lidem rychle spolupracovat, zvážil bych zda zakazovat Teams klienta na mobilech. Pokud očekáváte rychlou projektovou spolupráci, neměli byste lidem znemožnit tvořit vlastní týmy. A takhle bych mohl pokračovat.
Je to o důvěře v zaměstnance a o schopnosti, poskytnout jim dostatečné množství informací tak, aby věděli, jak s technologií správně nakládat.
4. Uvažování
Pokud jsem roky pracoval s e-mailem a sdíleným diskem F (dosaďte si jakékoliv písmeno, které je typické právě pro vaši firmu), budou se vám a vašim kolegům nové návyky vstřebávat těžko. A rozumím tomu o to víc, když si uvědomím, že v zájmu spolupráce budete muset dokonce dělat i některé kroky navíc. Ano je to tak, i do takové situace se můžete dostat.
Je třeba pracovat na novém způsobu uvažování. Je potřeba trpělivě vysvětlovat, že spolupracovat jinak, dává smysl. Pamatuji se, když jsme v manice poprvé zkusili Teams. První reakce byla velmi vlažná. Prostě další nástroj na vyzkoušení a ticho. Nechytlo se to. Po cca 3 měsících jsme ale pochopili, že efektivní spolupráce není něco, co jen tak probublá od jednotlivce. Je potřeba cílit na celé týmy. Tím nutně nemyslím celou firmu (i když v našem případě to tak bylo). Není možné, aby podřízení pracovali v Teams a na konci dne výsledek odeslali svému šéfovi e-mailem. V takovém případě se totiž vytratil benefit. A výsledek je k ničemu.
Je tedy potřeba zapracovat na uvažování týmu. Vyzkoušet si nástroj jako tým a vyhodnotit, jak v něm efektivně fungovat.
5. Otevřenost
Otevřenost a s ní související strach. Co tím myslím? Představte si situaci, kdy jdete za kolegou a ptáte se ho, zda pracuje na tom dokumentu, který jste minulý týden požadovali po e-mailu. Koukáte se mu přímo do očí a on odpoví: „Jasně, dělám na tom, pošlu ti to dneska večer!“. Bohužel až mockrát jsem byl na straně toho dotazovaného a ono „Jasně“ znamenalo, no t* v**e, já na to úplně zapomněl a teď na to musím sednout.
A teď si představte stejnou situaci v Teams. V konverzaci zmíníte člověka, že byste něco potřebovali připravit. Vidíte to nejen vy, ale i projektový tým. On vám na to dokonce odpoví, že ano. Vy koukáte do složky a v dokumentu…nic, nic a nic. Prostě na tom nepracuje. No není to k vzteku? Až takhle je to transparentní? Opravdu to chceme?